La numérisation dans les hôpitaux. C’est un must si l’on veut travailler de manière efficace et sûre. Ils le savent aussi à l’AZ West de Veurne. Andrei Hollevoet, coordinateur de projet, et Eveline Bradt, gestionnaire d’application et chef de projet, expliquent comment ils déploient, étape par étape, le dossier patient électronique (DPE), le Poste de travail clinique (KWS) de nexuzhealth, dans leur hôpital.

« La découverte de nexuzhealth s’est faite en douceur », se souvient Andrei Hollevoet. « Nous avions déjà étudié en détail les différents acteurs et conditions sur le marché et nexuzhealth s’est avérée être le meilleur choix dans plusieurs domaines. On a tout de suite accroché. De plus, le Poste de travail clinique (KWS) ne nous était pas inconnu. De nombreux hôpitaux collègues l’utilisent déjà. Ces références, les interfaces intuitives et la modularité des fonctionnalités nous ont convaincus de conclure un partenariat avec nexuzhealth en 2021. »

BMUC-proof

Les besoins de l’AZ West étaient très variés. « En tant qu’hôpital, nous devons évidemment nous conformer aux règles imposées par les pouvoirs publics, les fameux BMUC (Belgian Meaningful Use Criteria). En outre, nous recherchions un programme qui soit de préférence aussi intégré que possible avec différents modules. Cela fonctionne de manière plus confortable qu’un écosystème composé de toutes sortes de programmes différents », explique Andrei Hollevoet. « Un seul gros programme où tout est inclus offre beaucoup d’avantages. Vous évitez les doubles enregistrements, l’information circule mieux, le trajet du patient est plus clair... Sans parler de la gestion plus facile des utilisateurs et du grand nombre de formations. »

Groupe de pilotage et magazine d’information

Lorsqu’il s’agit d’implémenter un nouveau DPE, il est naturel que tous les regards aillent dans la même direction. Il existait déjà un groupe de pilotage au sein de l’AZ West. « Ce groupe se compose notamment de médecins et de cadres de direction. Il y avait donc déjà un large soutien », explique Andrei Hollevoet. « Pour accroître l’implication des utilisateurs finaux, nous avons organisé une présentation des possibilités du KWS assez tôt dans le trajet d’implémentation. »

L’AZ West l’a fait de manière relativement ludique. « Nous avons choisi d’y associer immédiatement un concours », ajoute Eveline Bradt. « Le trajet n’avait en effet pas encore de nom. Notre choix s’est finalement porté sur une proposition de l’un de nos collaborateurs : iWest. Le gagnant est reparti avec une tablette ! En cours de route, nous avons constaté que de nombreux utilisateurs finaux se posaient encore des questions. Afin d’obtenir l’adhésion de chacun à l’implémentation du KWS, nous avons décidé de créer un magazine d’information. Tous les deux mois, nous communiquons des informations actualisées sur le projet. Cela est très apprécié des collaborateurs. De plus, Andrei et moi-même pouvons aussi nous profiler en tant que collaborateurs DPE à l’échelle de l’hôpital. Nous y présentons également les collaborateurs de nexuzhealth. Histoire de garder le sujet en vie. En outre, nous demandons régulièrement l’avis des utilisateurs finaux. Grâce à ces initiatives, le nouveau DPE suscite beaucoup d’enthousiasme. »

Sans oublier les informations « bon à savoir »

Le magazine d’information remporte un énorme succès. Cela suscite l’enthousiasme des collaborateurs pour le KWS et augmente leur implication. C’est indispensable quand on veut changer les choses en profondeur. « Dans chaque édition du magazine d’information, une rubrique est consacrée à un service de l’hôpital. Nous expliquons par exemple quel est l’impact du DPE sur le service de gériatrie. Nous créons ainsi des attentes correctes pour chaque groupe cible. Ici et là, nous ajoutons aussi des informations « bon à savoir ». Ces différents types de communication sont extrêmement importants », concède Eveline Bradt. « Le magazine contient aussi des codes QR vers de petites vidéos. Sans oublier notre page Facebook sur laquelle nous communiquons aussi des informations à ce sujet. »

Matériel de formation

Les infirmier(ère)s étant en service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, nous travaillons avec une série d’utilisateurs clés par service. « C’est une manière de rendre la communication plus accessible. Par exemple, lorsque des utilisateurs finaux posent des questions. Ou lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs. » « Ces utilisateurs clés sont les premiers à suivre les formations. nexuzhealth nous fournit par ailleurs du matériel de formation et des présentations Powerpoint. En tant que gestionnaires de l’application, nous bénéficions donc d’un large soutien. Cela fonctionne très bien. Nous nous occupons ensuite de la formation des utilisateurs finaux, en collaboration avec les utilisateurs clés. En petits groupes. Toute personne ayant encore des questions par la suite ou souhaitant une formation supplémentaire peut toujours le signaler. Nous prévoyons même des vidéos pour pouvoir tout repasser en revue à son propre rythme. » L’AZ West a également conçu de petits livrets compacts présentant les principales fonctionnalités et les questions les plus fréquemment posées. « Il y a un livret au format de poche disponible dans chaque service, que chacun peut consulter si nécessaire ! Les codes QR vous conduisent directement à une vidéo qui explique une fonction spécifique de manière plus détaillée. C’est plus efficace qu’un manuel complet et c’est aussi beaucoup plus accessible. »

Un trajet bien défini

Si tout se passe comme prévu, l’AZ West sera opérationnel dans le module infirmier et médical du DPE d’ici la fin 2023. « La conception du programme est terminée et la base est bonne. Les prochaines étapes logiques sont entre autres les modules distincts pour les médicaments, le bloc opératoire et la radiologie. D’ici la mi-2025, tout devrait être entièrement déployé », affirme Andrei Hollevoet. « Entre-temps, nous avons déjà commencé à susciter l’intérêt des patients pour notre nouveau DPE et à les encourager à utiliser mynexuzhealth afin qu’ils puissent suivre leur propre dossier. »

Avantages pour toutes les parties prenantes

Le principal avantage d’un DPE bien huilé est la circulation de l’information. « C’est essentiel », déclare Eveline Bradt. « Je viens moi-même du terrain et je sais mieux que quiconque que certains dossiers sont fragmentés : il existe en effet des avis médicaux et paramédicaux, mais ils ne sont pas centralisés. Les infirmier(ère)s pourront effectuer plus facilement les enregistrements de soins grâce au nouveau DPE, ce qui garantira une création des plans de soins afférents en conformité avec nos procédures en vigueur à l’échelle de l’hôpital. Cela va rendre les soins - en particulier pour les nouveaux collaborateurs - beaucoup plus efficaces. Il faudra un peu d’énergie pour apprendre à travailler avec le KWS, mais une fois que vous avez compris la logique, tout devient plus clair et se déroule de manière plus fluide. Il s’agit d’une situation win-win pour le prestataire de soins et pour le patient. »