Digitalisering in ziekenhuizen. Het is een must om efficiënt en veilig te werken. Dat weten ze ook bij az West in Veurne. Projectcoördinator Andrei Hollevoet en applicatiebeheerder & projectleider zorg Eveline Bradt leggen uit hoe ze het elektronisch patiëntendossier (EPD), het Klinisch Werkstation (KWS) van nexuzhealth, stap voor stap in hun ziekenhuis uitrollen. 

BMUC-proof

De noden van az West waren uiteenlopend. “Als ziekenhuis moeten we ons natuurlijk houden aan de voorschriften die de overheid oplegt, de zogenoemde BMUC (Belgian Meaningful Use Criteria). Daarnaast waren we op zoek naar een liefst zo geïntegreerd mogelijk programma met verschillende modules. Dat werkt aangenamer dan een ecosysteem van allerlei verschillende pakketten”, vertelt Andrei Hollevoet. “Eén groot pakket waarin alles vervat zit, levert heel wat voordelen op. Je vermijdt dubbele registraties, informatie vloeit beter over, het patiëntentraject is overzichtelijker … En dan heb ik het nog niet over het makkelijkere gebruikersbeheer en de grote hoeveelheid opleidingen.”

Stuurgroep en infozine

Bij de implementatie van een nieuw EPD is het een natuurlijke zaak om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Binnen het az West was er al een stuurgroep. “Die bestaat onder andere uit artsen en allerlei directieleden. Er was dus al een breed draagvlak”, licht Andrei Hollevoet toe. “Om de betrokkenheid van de eindgebruikers te vergroten, hebben we al redelijk vroeg in het traject een voorstelling van de mogelijkheden van het KWS gegeven.” 

Az West nam dat zelfs redelijk ludiek aan. “We kozen ervoor om er meteen een wedstrijd aan te verbinden”, valt Eveline Bradt bij. “Het traject had immers nog geen naam. Uiteindelijk kozen we voor een voorstel van één van onze medewerkers: iWest. De winnaar ging met een tablet aan de haal! En cours de route merkten we dat heel wat eindgebruikers toch met vragen zaten. Om iedereen mee te krijgen voor de implementatie van het KWS, besloten we een infozine te maken. Om de twee maanden geven we daarin een update. Medewerkers appreciëren dat. Bovendien kunnen Andrei en ik onszelf zo ook ziekenhuisbreed profileren als EPD-medewerkers. We stellen er ook de medewerkers van nexuzhealth in voor. Kwestie van het onderwerp levend te houden. Bovendien peilen we regelmatig naar de meningen van de eindgebruikers. Door die initiaties is er vrij veel enthousiasme voor het nieuwe EPD.”

Inclusief wist-je-datjes

Het infozine is een schot in de roos. Het maakt medewerkers warm voor het KWS en verhoogt de betrokkenheid. Dat moet als je grote aanpassingen wil doorvoeren. “In elke editie van het infozine focussen we op één afdeling binnen het ziekenhuis. We schetsen bijvoorbeeld welke invloed het EPD op de dienst geriatrie heeft. Zo scheppen we juiste verwachtingen per doelgroep. Hier en daar voegen we ook ‘wist-je-datjes’ toe. Die verschillende soorten communicatie zijn ontzettend belangrijk”, vertelt Eveline Bradt. “Er staan ook QR-codes naar filmpjes in verwerkt. En op onze Facebookpagina communiceren we er ook over.”

Opleidingsmaterialen

Omdat verpleegkundigen 24/7 aan de slag zijn, gaan we aan de slag met een aantal key users per dienst. “Zo houden we de communicatie laagdrempelig. Bijvoorbeeld als er vragen van eindgebruikers zijn. Of nieuwe medewerkers aan boord komen”, klinkt het. “Die key users volgen als eerste de opleidingen.  Nexuzhealth reikt ons trouwens opleidingsmateriaal aan en voorziet powerpointpresentaties. Als applicatiebeheerders krijgen we dus erg veel ondersteuning. Dat werkt fijn. Wij geven vervolgens – samen met de key users – de opleidingen aan de eindgebruikers. In kleine groepjes. Wie achteraf nog vragen heeft of een extra training wil, kan dat altijd melden. We voorzien zelfs filmpjes om op eigen tempo alles nog eens te herhalen.” Az West heeft zelf ook compacte boekjes ontworpen met de belangrijkste functionaliteit en vragen op de meestgestelde vragen. “Op elke dienst ligt zo’n boekje in zakformaat, zodat iedereen kan spieken als dat nodig is! Via de QR-codes kom je meteen bij een filmpje terecht dat een specifieke functie nog eens haarfijn uitlegt. Dat werkt efficiënter dan een uitgebreide handleiding en is bovendien een stuk laagdrempeliger.”

Uitgestippeld traject

Als alles loopt zoals gepland is az West tegen eind 2023 operationeel in de verpleegkundige en medische module van het EPD. “Het programma is volledig uitgetekend en de basis zit goed. De volgende logische stappen zijn onder andere de aparte modules voor medicatie, het operatiekwartier en radiologie. Tegen medio 2025 moet alles volledig uitgerold zijn”, zegt Andrei Hollevoet. “We maken patiënten intussen al warm voor ons nieuwe EPD en moedigen hen aan om mynexuzhealth te gebruiken zodat ze hun eigen dossier kunnen opvolgen.”

Voordelen voor alle stakeholders

Het belangrijkste voordeel van een goed geolied EPD is informatiedoorstroming. “Dat is cruciaal”, zegt Eveline Bradt. “Ik kom zelf uit het werkveld en weet maar al te goed dat sommige dossiers versnipperd zijn: er zijn immers medische én paramedische adviezen, maar die zijn niet gecentraliseerd. Verpleegkundigen gaan makkelijker zorgregistraties kunnen doorvoeren met het nieuwe EPD die ervoor zorgen dat bijhorende plannen aangemaakt worden conform onze ziekenhuisbrede procedures. Dat gaat de zorg – zeker voor nieuwe medewerkers – een stuk efficiënter maken. Het zal wat energie vragen om te leren werken met het KWS, maar eens je de logica ziet gaat alles duidelijker zijn én vlotter verlopen. Dat is een win-winsituatie voor de zorgverstrekker én de patiënt.”