Configureerbare dashboards: de juiste info op het juiste moment

In het centraal elektronisch patiëntendossier, het Klinisch Werkstation of kort KWS, vind je verschillende dashboards, die je kunt samenstellen op je eigen manier. Dan kun je gaan standaardiseren, maar zelf configureren is ook een interessante mogelijkheid. Toch maakt niet iedereen daar al even goed gebruik van. Het resultaat: je klikt je soms te pletter om aan de juiste info te geraken. Michal Davidse, EPD-consultant bij nexuzhealth, legt uit hoe je efficiënter werkt met behulp van configureerbare dashboards.

“Ik start graag met enkele praktijkvoorbeelden”, steekt Michal Davidse van wal. “Een verpleegkundige is in het Klinisch Werkstation (KWS) bezig met zorgregistraties terwijl een arts passeert. De arts vraagt of er al beelden beschikbaar zijn van patiënt X. De verpleegkundige klikt op het aanwezigheidsbeeld, laadt het dashboard in en landt op het verkeerde tabblad, moet nog eens doorklikken en ziet dan dat de beelden nog niet beschikbaar zijn. Hij of zij neemt de telefoon, belt naar medische beeldvorming en vraagt wanneer de beelden er zullen zijn. Intussen zijn we vijf minuten maar nog geen stap verder. Helaas is dit dagdagelijkse realiteit.”

“Een ander voorbeeld uit de praktijk. Een arts wil zich voorbereiden op een consultatie en oude verslagen raadplegen. Hij klikt door in het patiëntendossier en wil graag medische beelden en een ECG bekijken. Als hij geluk heeft, zit dat in de ECG-module, tenzij dat onderzoek in een ander ziekenhuis plaatsvond en ze daar de ECG-resultaten importeren als document”, legt Michal Davidse uit. “Zodra het consult gedaan is, gaat de patiënt naar het secretariaat. Als alles meezit, heeft de arts de parameters in het KWS-verslag ingevoerd, maar de praktijk leert dat heel wat artsen toch nog op papier werken. De administratief bediende drukt een attest af en wil een vervolgafspraak inplannen maar wordt intussen gestoord door een telefoontje over een andere patiënt. Hij of zij moet dus uit het patiëntendossier en naar de Afsprakenmodule. Ook dat is dagelijkse kost in een ziekenhuis. Dat moet een stuk efficiënter kunnen …”

Waarom loopt het soms mis?

Er zijn heel wat verklaringen voor deze inefficiënties, waar ziekenhuizen dagelijks mee te maken krijgen. “Een eerste reden: je hebt bij uitrol van het nieuwe EPD een implementatie gedaan van de flow op de vloer naar een digitale flow, maar dit is niet meer exact geënt op de huidige werking. Een tweede reden, die we heel vaak zien: de werking is niet uniform geïmplementeerd. Dat wil zeggen dat ze op afdeling A en B met verschillende flows werken. Voor wie op twee verschillende diensten werkt, is dat natuurlijk ontzettend verwarrend. Zeker als je in het achterhoofd houdt dat niet alle gebruikers even IT-minded zijn. Voor heel wat gebruikers is het gebruik van een EPD, in deze KWS, een verplichting die ze zelf nooit zouden verkiezen.

Nog een oorzaak: heel wat gebruikers zoeken hun eigen weg in het KWS. Ze onthouden niet alles van de opleidingen en willen de handleiding niet gaan zoeken die op een andere verdieping in een locker ligt. Ze vragen uitleg aan een collega of geraken er op hun eigen manier, al kost dat vaak wat extra klikken. Als je elke dag bij elke patiënt extra klikken nodig hebt, verlies je op maand- en jaarbasis heel wat kostbare tijd.”

Een voorbeeld van configuratie op basis van een workflow

Hoe kan het efficiënter?

Het kan een stuk efficiënter als je de workflows binnen een eenheid en het gebruik van dashboards onder de loep neemt.  Nexuzhealth biedt ondersteuning bij de analyse en het opzetten van dashboards op maat. “Laten we even terugkeren naar het eerste praktijkvoorbeeld, waar de arts aan de verpleegkundige vraagt of er al beelden beschikbaar zijn van patiënt X. Het dashboard wordt meestal gebruikt om een flow te ondersteunen, maar je hoeft natuurlijk niet de hele flow te doorlopen om iets te raadplegen. Door een extra kolom toe te voegen, krijg je heel wat praktische info in een oogopslag te zien. Vergelijk het met een map met schutbladeren. Dat navigeert gewoon een stuk sneller als je één specifiek document nodig hebt.”

“In het andere voorbeeld ging de arts op zoek naar vroegere verslagen en beelden om zijn consultatie voor te bereiden. Weet dat het perfect mogelijk is om in bepaalde modules extra features open te zetten. Op die manier zie je alles wat je bij 80% van je patiënten nodig hebt in één oogopslag. Orthopedisten hebben misschien niet vaak een ECG nodig, een oncoloog heeft natuurlijk wel interesse in de historiek van een patiënt. Dat geeft soms een druk beeld, maar oude verslagen, opvolgnota’s en CoZo-medicatievoorschriften zijn op die manier wel heel snel raad te plegen. In één klik. Per afdeling kun je je dashboards perfect configureren, zodat ze super efficiënt werken. En ja, dat betekent dat een dashboard er op geriatrie anders uit kan zien dan op daghospitalisatie, maar de basis is herkenbaar. Zo kan de administratief bediende of de verpleegkundige die op meerdere afdelingen werkt, snel schakelen.”

Afbeelding: een overzicht waarbij cruciale informatie voor een consultatie wordt getoond.

Conclusie

In theorie is er geen verschil tussen analoog en digitaal werken, in de praktijk zeker wel. “Is er een eenheid waar nood is aan verandering? Dankzij configureerbare dashboards kan iedereen op zijn manier werken. Een arts kan starten in de Verslaggevingsmodule terwijl een verpleegkundige altijd in de Zorgmodule landt. Conclusie: het standaard dashboard is geen heilige graal. Pas je dashboards aan je eindgebruikers aan. Dat vergt wat change management, maar bespaart je op termijn heel wat tijd.”

Wil je graag sparren? Er is een dashboard team bij nexuzhealth om dagelijkse tickets op te lossen, maar we zitten ook heel graag samen om kennis te delen. Neem vrijblijvend contact op.