Zo ga je voor een efficiëntere materiaal flow in het operatiekwartier

De operatiekwartieren in een ziekenhuis kunnen niet zonder een goede werking van hun Centrale Sterilisatie Afdeling of kortweg CSA. Door gebruik te maken van een slimme koppeling tussen je CSA-softwarepakket en het KWS (Klinisch Werkstation) verloopt het klaarzetten en registreren van steriele sets een stuk efficiënter. Ook op het vlak van planning en logistiek beheer zijn er dankzij de juiste koppelingen verschillende quick wins.

In de meeste ziekenhuizen is er een gelijkaardige flow binnen de operatiekwartieren. Alles start met een doordacht beheer van de verbruiksmaterialen. Liefst gebeurt dit digitaal en efficiënt. 

Een kwalitatieve configuratie

Een ingreepkar hoort bij de operationele organisatie van het operatiekwartier en bevat materialen die nodig zijn bij een bepaalde ingreep. Wanneer verschillende ingreepkarren goed omschreven zijn in je logistieke beheertool, kun je ze vervolgens eenvoudig koppelen aan een specifieke ingreep via het KWS. Dat bespaart je heel wat tijd. Bovendien verklein je op die manier de foutenmarge.

Ingreepkar voorbereiden

Vóór de uitvoering van de ingreep doet de behandelende arts een OKa-aanvraag via het KWS. Door onder andere de afdeling, ingreep en topologie in te voeren, krijg je vervolgens automatisch een suggestie voor een ingreepkar. Uiteraard kun je zelf extra materialen of opmerkingen toevoegen. Helemaal handig: wijzigt om een of andere reden de datum van de ingreep, dan verandert ook het order voor de ingreepkar. 

Zodra de ingreepkar gevalideerd is, krijgt de kar een order-ID en kunnen de benodigde operatiesets en verbruiksmaterialen efficiënt klaargelegd worden door een logistiek medewerker of verpleegkundige. De gevraagde en geleverde materialen worden netjes naast elkaar getoond en bij een afwijking krijg je een notificatie. Ook eventuele extra materialen en de precieze locatie op de ingreepkar staan vermeld. Voor elke ingreep wordt bovendien een afdrukbon met uniek ID klaargezet. Op die manier is het heel eenvoudig om op dag -1 de verschillende ingreepkarren voor diverse operatiezalen voor te bereiden.

Tijdens en na de operatie

De ingreepkar staat op de OKa-fiche en is gekoppeld met het KWS. Dat laat toe om het effectieve verbruik makkelijk te registreren na de ingreep. Ook extra verbruikte materialen – een tweede fles isobetadine en acht kompressen bijvoorbeeld – kun je na de operatie nog altijd toevoegen. In combinatie met een koppeling met je facturatiepakket vermijd je zo heel wat manueel werk. Alle verbruikte materialen komen op die manier correct op de ziekenhuisfactuur van de patiënt terecht. Als je ook nog een koppeling maakt met de apotheek, verloopt zelfs het stockbeheer (niet in het KWS) een stuk efficiënter. Je weet immers wat per dag verbruikt is, en kunt meteen nieuwe bestellingen plaatsen.

Efficiënter plannen

Met een digitale flow in je operatiekwartieren vermijd je dus dat niet alle verbruikte materialen gefactureerd worden aan je patiënt. Je verspilt daarnaast veel minder papier én je verkleint je foutenmarge. Sterker nog, ook plannen verloopt een stuk vlotter. Want naast verbruiksmaterialen is het ook mogelijk om je steriele sets proactief in te plannen en correct klaar te zetten. Boekt een orthopedisch chirurg een operatiezaal in voor een knieprothese? Dan staat de ingreepkar met verbruiksmaterialen op het juiste moment klaar. Door een koppeling tussen het KWS en je CSA-software voorkom je zelfs dat bepaalde sets niet beschikbaar zijn. Stel dat je van een specifieke steriele set maar drie exemplaren op voorraad hebt, dan krijg je bij het inboeken van de vierde ingreep een melding. Zo voorkom je heel wat problemen (én tijdverlies) op het moment van de ingreep zelf. 

Alleen maar voordelen

Een digitale flow in de operatiekwartieren vraagt een goede voorbereiding. Een kwalitatieve implementatie van het kws resulteert in een vlottere logistieke flow, realtime zicht op de capaciteit, een kleinere kans op fouten en minder frustratie. Nog een voordeel: je kunt je planning proactief bijstellen op basis van de Centrale Sterilisatie Afdeling. Ontbreekt er na een ingreep een chirurgische schaar of arterieklem? Dan is het heel eenvoudig om die terug op te sporen. Aan de hand van de ingreepkar kun je immers controleren voor welke patiënt, door welke arts en in welke operatiezaal de medische instrumenten gebruikt zijn.

Benieuwd naar hoe het KWS jouw zorginstelling naar een hoger niveau kan tillen? Vraag je demo aan en ervaar zelf wat het KWS voor jou kan betekenen.