D'une gestion manuelle à des informations en temps réel

« Nous ne savions jamais avec certitude combien de lits étaient disponibles à un certain moment », explique le Dr Véronique Fabré. « Chaque matin, nous faisions un point de la situation, mais dès midi, ces données n’étaient déjà plus actuelles. Les admissions en urgence, les sorties imprévues ou les transferts de patients nous obligeaient à improviser constamment. De plus, nous n'avions aucune visibilité sur l’avenir. »

Wim Van Doorsselaere confirme les limites du système précédent. « Nos fichiers Excel n'étaient plus corrects à la mi-journée. Cela impliquait d'innombrables appels téléphoniques et allers-retours entre services pour coordonner les informations. Ce manque de transparence se traduisait par une perte de temps et une utilisation inefficace de nos ressources. La simple consolidation de la liste des lits disponibles prenait près de 20 minutes par jour. Aujourd'hui, tout le processus est automatisé dans l'outil intégré dans le DPI, ce qui représente un gain de temps, mais réduit aussi les erreurs éventuelles. »

Une collaboration renforcée entre services

Grâce à cette intégration, AZ Jan Portaels dispose désormais d'une vue d'ensemble actualisée et accessible à tout moment de l’occupation des lits. « Le changement le plus marquant ? Transparence et confiance », résume le Dr Véronique Fabré. « Plus besoin de débattre sur la disponibilité des lits : tout le monde accède aux mêmes données en temps réel et peut agir en conséquence. »

Alors que les infirmières et les médecins perdaient du temps à téléphoner ou à vérifier physiquement où il y avait encore des lits libres, cette information est désormais disponible en un coup d'œil. L'un des principaux avantages concerne le service des urgences. « Nous pouvons immédiatement voir où il y a des places disponibles et anticiper les libérations de lits », poursuit le Dr Fabré. « Cela permet de mieux répartir les patients et de fluidifier les admissions, notamment en soirée et durant la nuit, moments pendant lesquels le taux d'occupation est plus faible. »

Des résultats concrets : moins de temps d’attente, une utilisation optimale des ressources

Depuis la mise en place de ce système, les premiers résultats sont visibles. Le flux de patients est plus rapide, grâce à une meilleure planification et à la réduction de la capacité de lits perdue. La communication entre services est améliorée et la charge de travail du personnel soignant s’en trouve allégée. Les infirmières et les médecins savent exactement où les patients peuvent aller, ce qui réduit le stress et rend les soins plus efficaces. 
« Un meilleur suivi des lits apporte plus de sérénité dans l’hôpital », ajoute Wim Van Doorsselaere. « De plus, l'outil a été déployé en seulement six à huit semaines. Son principal atout est qu’il apporte une source unique de vérité en ce qui concerne la gestion des lits. Son interface intuitive, basée sur un système de couleurs, facilite l’interprétation des données. Enfin, l’outil est inclus dans le droit d’utilisation du DPI. »

Wim Van Doorsselaere, Gestionnaire de programme DPI à AZ Jan Portaels

Prêts pour l’avenir

« Nous sommes encore en phase d’apprentissage, mais les premiers résultats sont très encourageants », conclut le Dr Véronique Fabré. « Les établissements de soins souhaitant améliorer leur gestion des capacités devraient envisager une solution intégrée. Elle permet de gagner du temps, d'optimiser les ressources et surtout, d’assurer aux patients un accès plus rapide aux soins. »