Van Exceltabellen naar real-time inzicht

“Vroeger wisten we eigenlijk nooit met zekerheid hoeveel bedden er exact beschikbaar waren”, zegt dr. Véronique Fabré. “We werkten met een momentopname in de ochtend, maar tegen de middag waren die data alweer achterhaald. Spoedopnames, onverwachte ontslagen of verplaatsingen? Daar moesten we ad hoc een oplossing voor zoeken. Bovendien hadden we geen zicht op de toekomst.”
Wim Van Doorsselaere bevestigt de inefficiëntie van het vorige systeem. “We gebruikten Excellijsten, maar die waren tegen de middag lang niet meer accuraat. Dat betekende heel veel telefoneren en wandelen tussen afdelingen om met elkaar af te stemmen. Dat zorgde niet alleen voor tijdverlies, maar leidde soms ook tot inefficiënt gebruik van onze middelen. Er was simpelweg geen live overzicht. Alleen al het verzamelen en overtikken van een vrije beddenlijst nam ongeveer 20 minuten per dag in beslag. Nu zit dat standaard in de geïntegreerde capaciteitsmanagementtool, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de kans op fouten vermindert.”

Slimmer samenwerken tussen afdelingen

Met de integratie van de datagestuurde en geïntegreerde capaciteitsmanagementtool binnen het EPD, heeft AZ Jan Portaels nu altijd en overal een overzicht van de bedbezetting. “De grootste verandering? Transparantie en vertrouwen”, zegt dr. Véronique Fabré. “Er is geen discussie meer over waar patiënten terechtkunnen. Iedereen ziet hetzelfde overzicht en kan daar direct op inspelen.”
Waar verpleegkundigen en artsen vroeger tijd verloren met rondbellen of fysiek checken waar nog vrije bedden waren, is die informatie nu in één oogopslag beschikbaar. Een ander belangrijk voordeel is de koppeling met de spoedafdeling. “Nu kunnen we op spoed meteen zien waar er capaciteit is en welke bedden binnenkort vrijkomen”, verduidelijkt dr. Véronique Fabré. “Dat helpt ons om patiënten beter te spreiden en spoedopnames efficiënter te verwerken. Zeker ‘s avonds en ‘s nachts, als de bezetting lager is.”

De resultaten: minder wachttijden, efficiënter gebruik van middelen

Sinds de uitrol van het nieuwe systeem zijn de eerste verbeteringen al zichtbaar. De doorstroom van patiënten verloopt sneller omdat afdelingen beter kunnen plannen en doordat de verspilde bedcapaciteit is verminderd. De samenwerking tussen afdelingen verloopt ook vlotter dankzij een centraal en actueel overzicht. En de werkdruk op de zorgverleners is licht afgenomen. Verpleegkundigen en artsen weten precies waar patiënten terechtkunnen, wat zorgt voor minder stress en efficiëntere zorg.

“Geïntegreerd beddenbeheer brengt meer rust in het ziekenhuis”, zegt Wim Van Doorsselaere. “Bovendien moet je weten dat de tool erg snel geïmplementeerd was. De volledige doorlooptijd bedroeg slechts zes tot acht weken. Het allergrootste voordeel is dat er nu slechts één waarheid is op het gebied van bedmanagement. Door de gebruikte kleuren wordt alles heel overzichtelijk in beeld gebracht. Daarnaast is de tool inbegrepen in het gebruiksrecht van het EPD.”

Wim Van Doorsselaere, programmamanager EPD bij AZ Jan Portaels

Klaar voor de toekomst

“We zitten nog midden in het leerproces, maar de eerste resultaten zijn alvast veelbelovend”, besluit dr. Véronique Fabré. “Zorginstellingen die hun capaciteitsmanagement willen verbeteren, zouden zeker moeten overwegen om met een geïntegreerde oplossing te werken. Die bespaart tijd, verhoogt efficiëntie en – het allerbelangrijkste – zorgt ervoor dat patiënten sneller de zorg krijgen die ze nodig hebben.”