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AZ Zeno transforme les soins aux patients avec un dossier patient informatisé centralisé

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Choisir un dossier patient informatisé (DPI) ne se fait pas à la légère. Une préparation rigoureuse et une planification soignée sont essentielles. L'AZ Zeno, un hôpital régional innovant avec des sites à Knokke-Heist, Blankenberge et Maldegem, a relevé le défi pour concrétiser ses ambitions. Une étude approfondie a permis de poser les bases d’une transition réussie.

L'AZ Zeno devait résoudre des problèmes liés à des flux de travail fragmentés et à des possibilités  d'intégration limitées dans son ancien DPI. L'objectif : passer à un système intégré et évolutif où tous les prestataires de soins auraient accès aux mêmes données actualisées.

Le processus d’appel d’offres a été conduit avec soin. « Nous avons d'abord exploré le marché pour identifier les acteurs capables de gérer un projet de cette envergure », explique Jo Dendauw, directeur des services d'exploitation de l'AZ Zeno. « Nous avons dégagé des ressources en interne pour mener une analyse approfondie et formuler clairement nos exigences », ajoute Nick Roels, chef du service informatique. “Vu l’ampleur du cahier des charges, nous avons délibérément opté pour une procédure en deux étapes. Au final, le marché a été attribué à nexuzhealth, leader du marché, sur la base du prix, de la qualité et des fonctionnalités.

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Nick Roels,  chef de service informatique et Jo Dendauw, directeur des services d'exploitation chez AZ Zeno.

Une analyse approfondie

La collaboration avec nexuzhealth a commencé par une étude préalable exhaustive. Cette phase de planification a permis de cartographier l’ensemble du paysage applicatif de l’AZ Zeno. Tous les processus, systèmes et possibilités d’intégration ont été minutieusement examinés. Le résultat ? Un plan détaillé combinant solutions techniques et améliorations des processus. « L’objectif ultime est un DPI intégré permettant une collaboration optimale entre médecins, laboratoires, hôpitaux partenaires, généralistes, infirmiers à domicile et autres acteurs externes. Les patients doivent aussi pouvoir consulter leur dossier. »

« Cette phase de planification a permis de cartographier l’ensemble du paysage applicatif de l’AZ Zeno. »
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Jo Dendauw

Directeur des services d'exploitation de l'AZ Zeno

Vision claire et gestion rigoureuse

Un facteur clé du succès de l’implémentation a été la gestion stricte de assurée par  nexuzhealth. Résultats: des objectifs clairs et une collaboration efficace. “Les projets informatiques précédents nous ont appris l'importance d'une approche de pilotage”, précise Jo Dendauw « La  méthodologie de nexuzhealth veille à ce  que tout le monde soit sur la même longueur d’onde dès le départ. Ils privilégient une approche axée sur les processus plutôt que sur le produit. Il a fallu s’y habituer au début, mais c’est essentiel pour un projet de cette envergure »,.

Grâce à cette préparation minutieuse, les ajustements es techniques, comme l’installation de pare-feux et de lignes de données, ont été réalisés sans encombre. L’implication des prestataires de soins a également été cruciale, avec un comité de pilotage mensuel réunissant médecins et non-médecins. Le fait que 90% de nos médecins y participent régulièrement en dit long sur leur engagement », raconte Nick Roels.

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Un processus fluide

Pour AZ Zeno, une transition en douceur était très importante. Le fonctionnement interne ne devait pas en souffrir et les patients ne devaient rien remarquer. « Aujourd'hui, nous pouvons parler sans crainte d'une collaboration agréable et de processus rationalisés. Grâce à des listes d'actions claires, chacun sait ce qu'il doit faire et quand il doit le faire ».

Dix mois après le début de l’implémentation, la partie administrative du DPI centralisé était déjà opérationnelle. C’était le premier pas d’un trajet de plusieurs années. Le DPI centralisé offre aujourd’hui des avantages concrets, comme un module de gestion des rendez-vous. Prochaine étape : le module clinique. Les prestataires de soins travailleront alors de manière beaucoup plus efficace et sûre grâce à des processus améliorés, tels que la gestion intégrée des médicaments et les contrôles d'interaction. À l'avenir, les patients de l'AZ Zeno disposeront davantage d'informations sur leur traitement grâce à mynexuzhealth, ce qui renforcera leur implication.

AZ Zeno vond een naadloze overgang heel belangrijk. De interne werking mocht er niet onder lijden én de patiënt mocht er niets van merken. “We kunnen vandaag gerust spreken van een fijne samenwerking en een gestroomlijnd proces. Iedereen weet dankzij overzichtelijke actielijsten wat er moet gebeuren en wanneer.”

Tien maanden na de start van de implementatie ging het administratieve luik van het EPD live. Dat was de eerste stap van het meerjarentraject. Het gecentraliseerde EPD biedt nu met de afsprakenmodule al duidelijke voordelen. De volgende stap? De zorgmodule. Zorgverleners zullen dan een pak efficiënter en veiliger werken dankzij verbeterde processen, zoals geïntegreerd medicatiebeheer en interactiechecks. De AZ Zeno-patiënten krijgen in de toekomst via mynexuzhealth dan weer meer inzicht in hun behandelingen. Dat zal hun betrokkenheid vergroten.

Une collaboration au cœur du succès

Des réunions régulières, un suivi rigoureux et une communication transparente ont été les piliers d’un processus efficace. « Ces réunions hebdomadaires sont concises et nous rassurent sur le respect des délais », note Jo Dendauw.

« La  méthodologie de nexuzhealth veille à ce  que tout le monde soit sur la même longueur d’onde dès le départ. »
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Jo Dendauw

Directeur des services d'exploitation de l'AZ Zeno

Anticiper l’avenir

Grâce à la communauté nexuzhealth, l’AZ Zeno reste informé des innovations comme la télésurveillance ou les intégrations internationales, lui permettant d’anticiper les évolutions. D'ailleurs, il est vivement recommandé de participer au nexuzhealth summit (l'événement annuel organisé par nexuzhealth à l'intention de ses clients) », ajoute Jo Dendauw. « Vous y obtiendrez non seulement des informations précieuses, mais vous aurez également des possibilités d’échange avec des personnes d'autres établissements de soins qui partagent les mêmes idées. » 

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Conclusion

Mettre en place un DPI n’est pas qu’une opération technique : c’est une véritable transformation qui nécessite vision, collaboration et préparation. Chez AZ Zeno, l'étude préalable a été la clé du succès. L’hôpital et nexuzhealth ont uni leurs forces pour créer un système durable, prêt pour l’avenir. « C’est notre plus grand projet à ce jour, et nous sommes ravis d’avoir trouvé le bon partenaire. Auparavant, notre DPI n'était en fait qu'un DH, un dossier hospitalier. Bientôt, nous pourrons vraiment parler d'un DPI intégré. », conclut Jo Dendauw.

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