AZ Oostende over de impact van een fusie op het elektronisch patiëntendossier

Eén groot Oostends ziekenhuis. Dat was een duidelijke ambitie in het bestuursakkoord van Stad Oostende. Sinds 1 november 2023 is het zover. Het AV Henri Serruys en AZ Damiaan ziekenhuis werken nu nóg nauwer samen. Onder één naam zelfs: AZ Oostende. De officiële fusie is pas gepland over een tweetal jaar , maar op IT-vlak is de zogenaamde big bang al achter de rug. Brecht Dekeyser, directeur data & IT , en Céline Vande Vannet, manager IT applicaties , getuigen over de impact van de fusie.

“Enkele jaren geleden werd beslist dat we – net zoals andere centrumsteden – voor één groot ziekenhuis zouden gaan. Dat zou schaalvoordelen opleveren en de mogelijkheid bieden om bijkomende functies te centraliseren”, zegt Brecht Dekeyser. “Uiteraard zou dat ook de zorgkwaliteit voor de patiënt ten goede komen. Je moet weten dat we in Oostende met een omvangrijke verouderde populatie zitten en in de zomer grote pieken kennen door het toerisme. Dat geeft de Oostendse ziekenhuizen een specifieke eigenheid, maar maakt het natuurlijk ook allemaal uitdagend.”

Korte doorlooptijd

“We hebben er eerst voor gezorgd dat juridisch alles in orde was en dat de neuzen allemaal in dezelfde richting stonden op het vak van doelstellingen, visie en missie”, gaat Brecht Dekeyser verder. “Al snel merkten we dat IT een van de eerstvolgende domeinen zou zijn. We zijn vroeger dan andere departementen in actie moeten schieten omdat al snel duidelijk was dat 1 november 2023 de ultieme datum voor de big bang zou worden.” Bovendien met een extra uitdaging in de transitie naar AZ Oostende, aangezien er geen zelfstandige IT-afdeling was in Oostende (AV Henri Serruys  en AZ Sint-Jan werkten voor de fusie samen, nvdr.).

Celine knikt. “De grote projecten kregen voorrang. Dat betekende concreet dat we allereerst met het Klinisch Werkstation (KWS) – gelukkig werkten we daar allebei al mee! – en de infrastructuur aan de slag gingen. We hebben toen allerlei trajecten met verschillende teams opgestart. De doorlooptijd was ontzettend kort. We spreken over een tijdspanne van zo’n veertien maanden voor zowel de vooranalyse als de configuratie, implementatie en nazorg.” 

Teamwerk

Om alle neuzen effectief in dezelfde richting te krijgen, zetten ze allerlei werkgroepen op. “We bepaalden een architectuur en moesten ons daar vervolgens zo goed mogelijk aan houden. Programmamanagers aligneerden hun werkgroepen en kwamen met draaiboeken over verschillende disciplines heen. Er was een team dat zich specifiek bezighield met de go-live, een team dat procedures uitschreef bij eventuele escalaties, enzovoort”, verduidelijkt Brecht Dekeyser. “Door de korte doorlooptijd werden we gedwongen om keuzes te maken. Dat is niet altijd leuk, maar zo’n strakke deadline helpt wel als je knopen moet doorhakken. En het betekent helaas ook dat je soms onpopulaire keuzes moet maken.”

Geolied team

De samenwerking tussen de IT-diensten verliep heel goed. “Om de juiste cadans te krijgen, richtten we extra werkgroepen op. Zo wist iedereen wat ze van elkaar moesten verwachten”, klinkt het. “Er was voldoende focus en al snel werd duidelijk dat we allemaal voorstander waren van een big bang op tijdens de eerste weken van november Als we voor een gefaseerde uitrol zouden gaan, zou alles onnodig lang duren. Het doel was om de big bang te spreiden over drie weken. Door het zo te plannen, leef je allemaal samen naar één moment toe. Je bundelt de krachten en springt er allemaal samen op.”

Ambitieus maar haalbaar

“Achteraf bekeken was dat nagenoeg onmogelijk. Maar toch slaagden we er met verve in”, gaat Céline Vande Vannet verder. “Er zijn geen grote wielen van de wagen gedraaid (lacht). We hebben het initiële plan vrij goed gevolgd en het opstartplan gerealiseerd. Over het algemeen zijn we ontzettend tevreden. Het was een ambitieus, intensief  maar, erop terugkijkend, haalbaar project. Ik ben echt trots op het hele team.” Ook Brecht Dekeyser blikt enthousiast terug op de dagen voor de grote go-live. “Op de zogenaamde D-days waren we hier tegen middernacht nog aanwezig. We hielden de spoed continu draaiende, terwijl we startten met de grote implementaties.”

Opstart consultaties

Een van de diensten die het AZ Oostende snel wilde implementeren? De consultaties. “Dat was heel veel verhuis-, zoek- en sleutelwerk. Alle printers en pc’s moesten overgezet worden. Met uitzondering van de consultaties van de diabetesverpleegkundigen hebben we niets moeten uitstellen. Elke afspraak kon gewoon doorgaan. Dat was natuurlijk ook een doel op zich: we wilden dat AZ Oostende zo snel mogelijk een volledig erkend ziekenhuis werd met een spoeddienst, steriele verblijfseenheid, IC-unit en OK’s.” 

Strikte governance

Een doordachte aanpak met concrete actielijsten, een strikte governance en duidelijke draaiboeken maakten van deze fusie een succes. “Dankzij Power BI konden we duidelijk rapporteren aan de overheid. Ook dat verliep soepel. Het was nochtans vaak erg hectisch. Op een dag waren we met zestien IT-leveranciers tegelijk in het ziekenhuis aan de slag. Toen beseften we ten volle dat we echt goed voorbereid waren. Dankzij de draaiboeken wist iedereen perfect wat te doen”, zeggen Brecht en Céline. “Ook met het KWS verliep alles prima. Gelukkig zat dat al goed verankerd in de twee ziekenhuizen. Mocht één van de twee partijen met een heel nieuw pakket aan de slag moeten gaan, zou de omschakeling een stuk moeilijker zijn. Nu was er een houvast. Ook al hebben bepaalde eindgebruikers vandaag misschien meer modules tot hun beschikking. We hebben gewoon gekozen voor het beste van twee werelden.”

Futureproof

“Dankzij de coronapandemie kan iedereen met Microsoft Teams werken. En dankzij de fusie hebben we binnen het AZ Oostende ook weer heel wat bijgeleerd. Er was een draagvlak. Dat heeft ons dichter bij elkaar gebracht. We weten nu heel goed dat we met dit team tot grootse dingen in staat zijn. Het resultaat: twee operationele ziekenhuizen die technisch helemaal geïntegreerd zijn. Nu is het tijd voor een GAP-analyse. Wat kan nog beter of efficiënter? Het was een atypische implementatie, maar we zijn er zeker van dat we nu snelheid kunnen maken en helemaal klaar zijn voor de toekomst.” 

Benieuwd naar hoe het KWS jouw zorginstelling naar een hoger niveau kan tillen? Vraag je demo aan en ervaar zelf wat het KWS voor jou kan betekenen.