Ga voor een complete work-out in operational excellence

In heel wat ziekenhuizen wordt het KWS per module uitgerold. Logisch. Dat maakt de implementatie makkelijker. Maar uiteraard wil je het EPD na verloop van tijd moduleoverschrijdend – en dus ten volle – benutten. Dat kan onder andere door de flow binnen het ziekenhuis te optimaliseren. Bij nexuzhealth kunnen we daarbij helpen. Senior consultant Maarten Van Hoorde en EPD-consultant Karlien Moons geven tekst en uitleg.

Is de manier waarop je vandaag werkt ook de beste? Wie op zoek gaat naar een hogere efficiëntie, moet alles in vraag stellen en een kritische blik durven werpen op de workflow. Wat kunnen we digitaliseren? Welke modules kunnen samenwerken en elkaar versterken? Vaak gaat het ook over de processen uniformiseren en de administratieve last vereenvoudigen. 

Aanpak

Operational excellence is een kernbegrip voor nexuzhealth. Net daarom is een assessment na de implementatie een aanrader. We kijken hoe er vandaag gewerkt wordt met het KWS en op welke vlakken quick wins mogelijk zijn. Vervolgens schuiven we een plan van aanpak en timing naar voren. Na de configuraties volgen de uitrol en opvolging.

Analyse

Alles start met een grondige analyse. We luisteren naar eindgebruikers en kijken hoe zij het KWS gebruiken. Waar lopen ze tegenop? Wat missen ze? En vooral: waar zit de oorzaak van het probleem? Een eindgebruiker weet meestal wel hoe hij of zij iets moet doen, maar dikwijls verloopt het proces niet op de meest efficiënte manier. Heel wat handelingen kunnen in twee in plaats van zeven kliks. Door de flows van verschillende gebruikers in kaart te brengen, kunnen we quick wins op organisatieniveau verwezenlijken. Doe je dat niet? Dan krijg je na verloop van tijd frustraties.

Quick wins

“Als we het over quick wins hebben, gaat het meestal over functionaliteiten die wel al in het systeem zitten, maar eindgebruikers niet kennen”, zegt Maarten Van Hoorde. “Door tips en tricks te delen, krijg je al heel wat efficiëntiewinst.” Ook kleine optimalisaties zoals nieuwe sjablonen of medicatieschema’s vereisen weinig opleiding of budget.

Voor grotere realisaties, werken we het liefst met een doordacht plan van aanpak. Zijn er opleidingen nodig voor applicatiebeheerders en/of eindgebruikers? Wat is er mogelijk op basis van de beschikbare budgetten?  Hieronder vallen bv. de uitrol van een to do-module of de implementatie van een grondplan. Die vergen meestal een change mindset van de eindgebruikers. Duidelijke communicatie en een goede planning zijn hierbij echt cruciaal.

Wat nexuzhealth ook typeert? De open blik. “Elke zorginstelling werkt anders. Daarnaast stellen we als consultant andere vragen en kijken we anders naar bepaalde problemen. De ervaring uit andere ziekenhuizen levert ons – in combinatie met een helikopterblik – heldere inzichten en verbeterpunten op”, vertelt Maarten Van Hoorde. “Die verbeterpunten reiken we trouwens vrijblijvend aan. Daarna beslis je zelf welke aanpassingen je doorvoert in een vervolgtraject.”

Praktisch voorbeeld

Zo’n optimalisatie wordt natuurlijk concreter wanneer die gekoppeld wordt aan een praktijkvoorbeeld. “Neem nu de Neus-Keel-Oorafdeling in een bepaalde zorginstelling. Dat is een dienst waar heel multidisciplinair gewerkt wordt en ad hoc heel wat dingen gebeuren, zoals extra onderzoeken tijdens een consultatie”, gaat Karlien Moons verder. Audiologen weten bv.  ook niet altijd welk onderzoekslokaal bezet is. Om verwarring te voorkomen, is een grondige digitalisering bijzonder nuttig. Een KWS-grondplan geeft al een goed zicht over de beschikbare ruimtes, de aanwezige zorgverstrekkers en de locatie van de patiënten.”

Extra onderzoeken

“Via het dashboard in het EPD van de patiënt kan de arts de consultatie voorbereiden. Hij krijgt in één oogopslag alle belangrijke info te zien: van laboresultaten tot verslagen van een eerste opinie in een ander KWS-ziekenhuis. Daarna is de arts klaar om de patiënt te halen in de wachtzaal. Op het grondplan ziet hij ook meteen dat patiënt X daar effectief zit te wachten. Na de anamnese beslist de arts dat er extra onderzoek vereist is. Via een pop-up kan hij heel eenvoudig aanduiden dat bijvoorbeeld een gehoor- en een evenwichtsonderzoek nodig zijn. Indien nodig kan de patiënt zelfs via zijn mynexuzhealth-app een vragenlijst invullen”, legt Karlien Moons uit. “Zo zie je maar … Als we alle beschikbare tools in het KWS inzetten, kunnen we heel wat efficiëntiewinst boeken én tegelijk de kwaliteit van de zorg voor onze patiënten verhogen.”

Meer weten over het elektronisch patiëntendossier (Klinisch Werkstation) van nexuzhealth? Neem contact met ons op.