Uitsluitingen

Het dossier van een patiënt wordt gedeeld met een zorgverlener wanneer er een therapeutische relatie tot stand komt tussen de patiënt en deze zorgverlener. Een therapeutische relatie is een relatie tussen een patiënt en een zorgverlener in het kader waarvan gezondheidszorg wordt verstrekt, of simpel gesteld de vertrouwensrelatie tussen patiënt en zorgverlener.

Bij gebrek aan een gekende therapeutische relatie in het systeem hebben zorgverleners in principe geen toegang tot het medische dossier van de patiënt. Toch zijn er verschillende andere scenario’s mogelijk waarbij toegang tot het dossier vereist is. Enkele voorbeelden ter illustratie:

• Wanneer een zorgverlener een staal opstuurt naar het ziekenhuislaboratorium kan een klinisch bioloog of laborant het dossier van de patiënt raadplegen;
• In het kader van klinische studies kunnen medische gegevens uit de patiëntendossiers geraadpleegd worden door een onderzoeker;
• Een zorgverlener wordt opgebeld door de huisarts van de patiënt met vragen over een verslag van een behandeling enkele maanden geleden;
• Wanneer een patiënt bewusteloos op spoed toekomt en zijn/haar vertegenwoordiger niet tijdig bereikbaar is, zal de zorgverlener het patiëntendossier kunnen raadplegen om de juiste zorgen te kunnen toedienen.

In bovenstaande gevallen moet de zorgverlener het ‘break the glass-principe’ toepassen. Dit zal ook zo gelogd worden in het systeem met de bijhorende motivering van de zorgverlener (bv de therapeutische relatie is nog niet gekend door het systeem).

Een patiënt kan ervoor opteren specifieke zorgverleners de toegang tot zijn/haar dossier te ontzeggen (de zogenaamde ‘uitsluiting’ van een zorgverlener). Hierdoor mag een zorgverlener in principe op geen enkele wijze nog toegang krijgen tot het patiëntendossier. De patiënt mag een uitsluiting aanvragen, ongeacht of er een therapeutische relatie al dan niet bestaat of bestaan heeft. Zo kan een patiënt preventief een uitsluiting aanvragen (bijvoorbeeld wanneer een ex-partner een zorgverlener is).

Om de continuïteit van de zorg te verzekeren, bestaat de mogelijkheid om een uitsluiting tijdelijk te doorbreken. Stel dat een uitgesloten zorgverlener als enige van wacht is voor een specifieke medische discipline waarvoor de patiënt dringende zorg nodig heeft, dan zal deze zorgverlener alsnog toegang tot het patiëntendossier kunnen verkrijgen.

Er bestaan twee verschillende types uitsluitingen:

1. eHealth uitsluitingen: via het eHealth platform kunnen zorgverleners (met een riziv nummer) worden uitgesloten. Deze worden overgenomen in de nexuzhealth toepassingen (vanaf Q1 2023), maar kunnen enkel beheerd worden via het eHealth platform (bijvoorbeeld om een uitsluiting stop te zetten) dat onder andere te bereiken is via https://www.mijngezondheid.belgie.be.
2. nexuzhealth uitsluitingen: via de nexuzhealth zorginstellingen kunnen zorgverleners en medewerkers eveneens worden uitgesloten. Deze kunnen geraadpleegd en beheerd worden via mynexuzhealth, maar worden niet overgenomen door het eHealth platform.

Om een uitsluiting een zo breed mogelijke uitwerking te laten geven, is het daarom aangeraden deze te registreren via het eHealth platform, waar ook niet-nexuzhealth zorginstellingen deze uitsluitingen ook kunnen raadplegen.

Via de nexuzhealth zorginstellingen kunnen zorgverleners, maar ook ondersteunend personeel uitgesloten worden. Bijvoorbeeld een administratieve medewerker die door een uitsluiting niet langer de agenda van de patiënt kan raadplegen.

Via het eHealth platform kunnen voorlopig enkel zorgverleners met een riziv nummer worden uitgesloten.

Een uitsluiting kan niet rechtstreeks door de patiënt via mynexuzhealth geregistreerd worden. Om een uitsluiting te kunnen registreren, moet de patiënt contact opnemen met het ziekenhuis waar de betreffende zorgverlener of medewerker actief is. Een aanvraagformulier zal moeten worden vervolledigd.

Wanneer een zorgverlener of medewerker in meerdere nexuzhealth zorginstellingen actief is, zal de uitsluiting geregistreerd door één van deze betrokken zorginstellingen uitwerking krijgen in alle nexuzhealth zorginstellingen.

De juiste contactgegevens kan de patiënt terugvinden via ‘Uw zorginstelling’ in de mynexuzhealth (web)applicatie of via de website van het desbetreffende ziekenhuis.

Het federale platform eHealth wordt gebruikt als zogenaamde metahub en verbindt alle regionale hubs (zoals CoZo of VZN KUL) zodat zorgverleners die een therapeutische relatie met deze patiënt hebben, de beschikbare documenten over de patiënt kunnen raadplegen (mits de patiënt daarvoor zijn/haar globale toestemming gegeven heeft). De patiënt kan via het eHealth platform uitsluitingen registreren die tot gevolg hebben dat de uitgesloten zorgverleners niet langer toegang hebben tot het patiëntendossier via het eHealth platform.

Nexuzhealth levert een Elektronische Patiëntendossier (EPD) aan de nexuzhealth zorginstellingen. De uitsluitingen van zorgverleners en medewerkers die de patiënt heeft laten registreren via een nexuzhealth zorginstelling heeft uitwerking in alle nexuzhealth zorginstellingen.

Daarnaast nemen de nexuzhealth toepassingen de uitsluitingen die geregistreerd zijn in het eHealth platform over (vanaf Q1 2023), zodat de zorgverleners die reeds uitgesloten waren voor het patiëntendossier uit het eHealth platform automatisch uitgesloten worden voor het patiëntendossier van de nexuzhealth zorginstellingen.
Omgekeerd neemt het eHealth platform geen uitsluitingen over uit de nexuzhealth toepassingen.

Wanneer de patiënt een uitsluiting wil stopzetten, moet dit via dezelfde weg als de aanvraag gebeuren. Concreet wil dit zeggen dat een uitsluiting oorspronkelijk geregistreerd via het eHealth platform moet worden stopgezet via het eHealth platform. Een uitsluiting aangevraagd via een nexuzhealth zorginstelling, kan worden stopgezet via de mynexuzhealth (web)applicatie of via de nexuzhealth zorginstelling.

Een nexuzhealth uitsluiting krijgt onmiddellijk uitwerking in de nexuzhealth toepassingen van zodra het aanvraagformulier door de nexuzhealth zorginstelling is geregistreerd en verwerkt. De patiënt zal de uitsluiting vanaf dat moment zien in de mynexuzhealth (web)applicatie.

Een uitsluiting via het eHealth-portaal zal maximaal één uur na registratie zichtbaar zijn in mynexuzhealth wanneer de patiënt inlogt (vanaf Q1 2023). 

Wanneer een uitsluiting geregistreerd werd, zal deze geldig blijven tot op het moment dat de patiënt deze wil stopzetten of op voorhand heeft laten instellen.

De patiënt kan zijn/haar nexuzhealth uitsluiting(en) rechtstreeks beheren via de mynexuzhealth (web)applicatie. Een uitsluiting kan stopgezet worden door op de knop ‘Geef opnieuw toegang’ te klikken. 

Wanneer de uitsluiting initieel via het eHealth platform geregistreerd werd, kan deze enkel via het eHealth platform worden stopgezet. Door een uitsluiting stop te zetten bij eHealth, zal deze vanaf dan na maximaal één uur ook niet meer zichtbaar zijn in mynexuzhealth (vanaf Q1 2023).

Indien de patiënt geen mynexuzhealth gebruiker is, kan de patiënt opnieuw contact opnemen met zijn/haar nexuzhealth zorginstelling die de uitsluiting kan stopzetten.

Het stopzetten van een uitsluiting krijgt uitwerking in alle nexuzhealth zorginstellingen.

De patiënt kan enkel een uitsluiting op naam van een zorgverlener of medewerker aanvragen. Het is niet mogelijk om een groep of afdeling van zorgverleners uit te sluiten.

Het is toegestaan om meerdere zorgverleners uit te sluiten, maar hiervoor zullen verschillende individuele aanvragen vereist zijn. Per aanvraag is het mogelijk twee zorgverleners of medewerkers uit te sluiten.

Er zijn twee verschillende aspecten in verband met de draagwijdte van een uitsluiting:

1. Wanneer de patiënt een zorgverlener of medewerker heeft uitgesloten, krijgt deze uitsluiting uitwerking in alle nexuzhealth zorginstellingen. Indien deze zorgverlener of medewerker in meerdere nexuzhealth zorginstellingen actief is, hoeft de patiënt de uitsluiting dus niet per instelling aan te vragen. Het is geen optie om bewust een onderscheid te maken: zorgverlener X enkel uitsluiten in zorginstelling A, maar niet in zorginstelling B, is niet mogelijk.
2. Een uitsluiting heeft enkel betrekking op de toegang tot het patiëntendossier zelf door de zorgverlener of medewerker. Dit wil zeggen dat de uitgesloten zorgverlener of medewerker geen toegang meer heeft tot het patiëntendossier, maar de naam van de patiënt wel nog zal verschijnen in bijvoorbeeld aanwezigheidslijsten van de betreffende dienst of de lijst van radiologie-aanvragen. Dit is noodzakelijk voor een goede werking van de dienst te garanderen. Ook is het mogelijk dat een andere zorgverlener nog informatie deelt met een uitgesloten zorgverlener (bijvoorbeeld informatie van een arts aan een verpleegkundige). 

Uitsluitingen kunnen invloed hebben op het verstrekken van een kwaliteitsvolle gezondheidszorg. Enkele mogelijke gevolgen:

• Als een uitgesloten zorgverlener van wacht is en de enige beschikbare zorgverlener is, kan deze zorgverlener in principe geen zorg verstrekken aan de patiënt indien informatie uit het dossier noodzakelijk is om de patiënt te helpen.
• Indien de patiënt bijvoorbeeld niet tevreden is over de verstrekte zorg door verschillende zorgverleners op eenzelfde dienst, kan het mogelijk beter zijn voor de patiënt om te transfereren naar een andere (minder geschikte) dienst of zelfs een andere zorginstelling.
• Wanneer een uitgesloten zorgverlener een therapeutische relatie met de patiënt heeft, maar geen toegang tot de nodige gegevens krijgt van de patiënt, zal de zorgverlener mogelijk de behandelrelatie met de patiënt moeten stopzetten. Het kan immers gevaarlijke gevolgen hebben voor de patiënt als de zorgverlener de zorgverstrekking moet verder zetten zonder adequate informatie over de patiënt.

Indien de patiënt vermoedens heeft dat een zorgverlener onterecht in zijn/haar patiëntendossier heeft gekeken, kan de patiënt de ombudsdienst van het betrokken ziekenhuis raadplegen. Zij kunnen samen met de patiënt naar de audit logs van het dossier kijken om na te gaan welke zorgverleners of medewerkers het dossier geopend hebben. Stel dat een zorgverlener onterecht in het dossier gekeken heeft, kan deze hierop aangesproken worden.

Een uitsluiting heeft enkel betrekking op de toegang tot het patiëntendossier zelf door de zorgverlener of medewerker. Dit wil zeggen dat de uitgesloten zorgverlener of medewerker geen toegang meer heeft tot het patiëntendossier, maar de naam van de patiënt wel nog zal verschijnen in bijvoorbeeld aanwezigheidslijsten van de betreffende dienst of de lijst van radiologie-aanvragen. Dit is noodzakelijk voor een goede werking van de dienst te garanderen. Ook is het mogelijk dat een andere zorgverlener nog informatie deelt met een uitgesloten zorgverlener (bijvoorbeeld informatie van een arts aan een verpleegkundige).

Het blijft mogelijk voor een zorgverlener om toegang te krijgen tot het patiëntendossier waarvoor hij/zij uitgesloten is, om de continuïteit en kwaliteit van de zorg te bewaken. Stel dat de patiënt dringende hulp nodig heeft en de uitgesloten zorgverlener als enige beschikbaar is, moet het mogelijk blijven een tijdelijke doorbreking van de uitsluiting door te voeren.

Deze tijdelijke doorbreking zal slechts toegang tot het dossier verschaffen gedurende 24 uur. De zorgverlener moet motiveren waarom een tijdelijke doorbreking nodig is en de patiënt zal hiervan op de hoogte gebracht worden.

Een tijdelijke doorbreking vereist een duidelijke motivering van de zorgverlener.

Enkele mogelijke scenario’s ter illustratie:

• In geval van een medische urgentie waarbij de patiënt dringende zorg nodig heeft en de uitgesloten zorgverlener de nodige zorgen moet toedienen.
• Wanneer de uitgesloten zorgverlener van wacht is en de patiënt tijdens de wachtdienst verzorgd moet worden.
• Wanneer de uitgesloten zorgverlener de nachtdienst heeft, geen andere collega beschikbaar is en de patiënt ‘s nachts verzorgd moet worden.
• Wanneer de organisatie van een dienst het niet toelaat dat de patiënt behandeld wordt door een andere zorgverlener.

De patiënt zal verwittigd worden via een notificatie in de mynexuzhealth applicatie, via een e-mail of een brief naargelang de voorkeuren van de patiënt die geregistreerd zijn via de mynexuzhealth applicatie om communicatie te ontvangen.

De motivatie van de zorgverlener of medewerker voor de tijdelijke doorbreking van de uitsluiting zal worden gedeeld met de patiënt, om te helpen begrijpen waarom een tijdelijke doorbreking noodzakelijk was.

Wanneer een zorgverlener of medewerker een tijdelijke doorbreking van een uitsluiting doorvoert, zal deze zorgverlener of medewerker deze moeten staven. Deze motivering zal worden meegedeeld aan de patiënt.

Indien de patiënt deze motivering in vraag stelt, zal de patiënt contact moeten opnemen met ombudsdienst.

Nexuzhealth is een leverancier van software aan zorginstellingen voor het beheren van een Elektronische Patiëntendossier (EPD). Dit EPD  is één centraal beheerd dossier over alle nexuzhealth zorginstellingen heen.

Nexuzhealth beheert zelf geen persoonsgegevens van patiënten, maar werkt louter in opdracht van de zorginstellingen.