Amper enkele weken na de opstart zijn de verpleegkundigen en artsen op de intensieve zorgen van RZ Heilig Hart Tienen het er roerend over eens: KWS (Klinisch Werkstation), het elektronisch patiëntendossier, maakt een wereld van verschil. Zowel voor zorgverleners als patiënten. Wat zijn nu de belangrijkste voordelen en verrassende neveneffecten? Hoe verliep de integratie van het systeem en wat brengt de toekomst? Verschillende IZ- en ICT-medewerkers van het regionale ziekenhuis vertellen over hun ervaringen. 

Al in 2019 begon het RZ Heilig Hart Tienen met de uitrol van het Klinisch Werkstation (KWS).        ICT-manager Wim Lambrechts is dus al een tijdje vertrouwd met de softwaresuite van nexuzhealth voor zorginstellingen. “Intensieve Zorgen was de laatste hospitalisatieafdeling in de rij. Niet toevallig, want het is de dienst met de meest complexe zorgparameters en -plannen. Met ons zelfgeschreven EPD (elektronisch patiëntendossier) zijn we er destijds nooit in geslaagd om alles volledig te digitaliseren. Nu lukt dat wel. Of KWS het beste systeem is op de markt? Ongetwijfeld zijn er heel veel fantastische applicaties, maar geen enkele biedt diezelfde transparantie en doorstroom aan informatie tussen de verschillende afdelingen.”

En dat is zeker voor Intensieve Zorgen van cruciaal belang. “Niet alleen met het oog op de samenwerking tussen onze twintig verpleegkundigen en vijf intensivisten”, vertelt Marc D’Hondt, hoofdverpleegkundige ad interim tijdens de opstart van KWS. “Ook onze communicatielijnen met de verschillende paramedici, de onderhoudsploeg en de medewerkers van het magazijn zijn belangrijk om de patiënt te omringen met de meest kwalitatieve zorgverlening. Bovendien is IZ ook de spil tussen heel wat afdelingen. Patiënten komen gepland of acuut binnen en hebben vaak heel complexe zorgnoden. Precies daar zit de belangrijkste meerwaarde van KWS. Het is een extra houvast om die breedgetentakelde dienst vlot te laten draaien.”

De cirkel is rond

IZ onderging in 2014 een volledige metamorfose en voldoet vandaag aan alle actuele zorgprincipes. Met ruimte voor acht patiënten en zelfs een kleine buffer is het een vrij grote dienst voor een middelgroot ziekenhuis. “Volledig in lijn met de filosofie van de organisatie zet IZ steevast in op kwaliteit”, benadrukt zorgapplicatiebeheerder Gerty Luys. “Een geïntegreerd systeem mocht dan ook niet achterwege blijven. Hiermee geven we andere diensten een volledig overzicht van het traject dat de patiënt aflegde voor IZ hem of haar doorstuurde. Wat was de toestand bij opname en hoe is die geëvolueerd? Iedereen beschikt nu meteen over al die informatie. Zelfs als de patiënt later wordt opgenomen in een ander ziekenhuis. Omgekeerd net zo goed. Wanneer we in het verleden patiënten overkregen van andere afdelingen, was het vaak moeilijk om al die data te verzamelen en stroomlijnen. De briefing was er wel, maar we konden niet in elkaars systeem. Met KWS krijgt iedereen toegang tot dezelfde patiëntgegevens. Het maakt de cirkel rond.”
Een extra plus is de integratie van medische parameters. “Die stromen nu automatisch door in het dossier”, aldus Marc. Dan gaat het bijvoorbeeld om de monitoring van de hartslag, bloeddruk en saturatie. Door dat allemaal te digitaliseren, kan iedereen constant alle tendensen volgen. Bij het uitrekenen van de vochtbalans kwam bovendien altijd heel wat rekenwerk kijken. Nu wordt dat allemaal netjes uitgerold op basis van de medicatievoorschriften en zorgregistraties. Volledig digitaal. Ongelooflijk hoeveel papieren documenten we in al die jaren kopieerden en weggooiden. Dus ook op het vlak van duurzaamheid is dit een flinke stap vooruit.” Volgens key user en IZ verpleegkundige Emmy Schurmans.

Goudwaarde

En dan is er nog dat andere, niet onbelangrijke neveneffect. “Ik spreek voor alle collega’s als ik zeg dat KWS ons heel veel gemoedsrust geeft”, stelt hoofdverpleegkundige Sigrid Van de Poel. “Briefings zijn veel vollediger en overzichtelijker. Zo weet je aan het begin en einde van de shift perfect wat er nog moet gebeuren. Vroeger was het dan zoeken in een hoop papierwerk. In het KWS heb je meteen alles bij de hand. Via ISBAR wordt alles op een duidelijke, gestandaardiseerde manier in KWS genoteerd. En vind je met één druk op de sneltoets alle info die je nodig hebt voor de verzorging en opvolging van de patiënt. Deze methode draagt bij aan een kwaliteitsvolle overdracht. En de computer? Die gaat gewoon mee op de kar.”
Ook bij het artsenteam is de balans na de eerste weken positief. “Natuurlijk is er een verschil tussen de theoretische aanloop en de praktische implementatie, maar in die korte periode werd al ontzettend veel vooruitgang geboekt”, stelt intensivist dr. Heidi Delrue. “Persoonlijk vind ik het heel fijn om op één of twee schermen een volledig overzicht te krijgen van een patiëntdossier en verschillende zaken naast elkaar open te zetten. Zoals een opvolgnota typen terwijl je een overzicht krijgt van de medicatie en info vanuit het labo en de zorg. Fantastisch, toch? Ik ben ook fan van de optie om vanuit het systeem opdrachten te geven aan verpleegkundigen. Uiteraard herhalen we dat mondeling, maar het geheugensteuntje en de toegankelijke raadpleegbaarheid in KWS zijn van goud waard. Ook voor de patiënt trouwens, want hierdoor krijgt de zorg een kwaliteitsinjectie. Pijnloos en efficiënt.”

Rust roest

Bij IZ kijken ze dan ook terug op een succesvolle lancering. Gerty Luys: “Sommige collega’s hadden het eerst moeilijk met de overstap, maar dankzij een goede voorbereiding en coaching kwam dat vrij snel goed.” Mede dankzij de goede samenwerking tussen het implementatieteam Zorgapplicaties met het team van IZ kon er steeds kort op de bal gespeeld worden. Ook naar de toekomst toe we weten dat we vanuit IZ steeds terecht kunnen bij hen bij vragen/problemen.

Zowel vanuit het zorgteam als de artsen wierpen zich vooraf een aantal key users op om het traject mee uit te stippelen. Daarnaast maakten we handige steekkaarten per item en waren mijn collega’s Tifanie, Jill en ik de eerste week bijna permanent aanwezig op de dienst. Als klankbord én hulplijn. Soms heel laat of vroeg om ook de nachtverpleegkundigen nog te zien en helpen. Vrij arbeidsintensief, maar je moet simpelweg alles doen om medewerkers maximaal te ondersteunen. Zeker in tijden van personeelsschaarste.”

Met IZ vinken ze bij ICT dus het laatste hokje af. Maar wie dacht dat ze in Tienen nu op hun lauweren rusten, heeft het verkeerd. “We gaan in onderhoudsmodus, niet in rustmodus”, lacht Wim Lambrechts. “Op korte termijn koppelen we nóg meer toestellen aan het EPD, zodat bijvoorbeeld ook de beademingsinstellingen en pompen automatisch in het dossier komen. We willen als regionaal ziekenhuis de toon aangeven om zoveel mogelijk parameters uit KWS te halen. En zo het niveau van onze zorg continu verder verbeteren.”