Customer case from A to Z: stap voor stap naar een succesvolle implementatie

De implementatie van het centraal elektronisch patiëntendossier (EPD) heeft impact op werkprocessen en technologieën, maar ook op mensen. De overgang naar ons EPD ondersteunen we dan ook telkens door een onderbouwde én evenwichtige implementatie die is gebaseerd op drie fases: plan, build en run. Intussen kunnen we terugkijken op heel wat succesvolle trajecten: iets waar onze klanten graag over getuigen.

Plan - Grondig plannen op maat

Analysis

De plan-fase draait om het plannen en definiëren van doelen, scope en strategieën om het EPD succesvol uit te rollen. De program initiation vormt het startsein voor een algemene preliminary study: zowel de huidige ‘as is’- als de toekomstige ‘to be’-situatie worden geanalyseerd, om te weten hoe het EPD binnen het IT-landschap van de zorginstelling zal passen.

Kick-off

Wanneer de benodigde middelen, deelprojecten, fases, tijdlijnen en verantwoordelijkheden in kaart zijn gebracht en aan alle betrokkenen zijn gecommuniceerd, is het tijd voor de build kick-off.

Build - Configuratie van het platform

Programs

Tijdens de build-fase vindt de configuratie plaats: de software wordt geïntegreerd binnen de IT-omgeving en aangepast aan de specifieke noden van de zorginstelling. Aan de feitelijke configuratie gaan eerst een programinitiatie en kick-off vooraf. De verschillende functies worden vervolgens stap per stap op punt gesteld binnen gerichte deelprojecten: onder meer toepassingen voor zorgplanning, medische dossiervoering, medicatie en voorschriften, afspraken en meer.

Projects

Intussen worden de interne applicatiebeheerders binnen de zorginstelling opgeleid en betrokken bij werkgroepen. Ook de belangrijkste gebruikers worden actief betrokken, om zeker te zijn dat de configuratie is afgestemd op de reële workflows. Ten slotte volgt de gefaseerde go-live: na de nodige testen wordt een pilootversie eerst nog gebruikt binnen een kleinere groep, waarna de volledige software klaar is voor gebruik.

Run - Optimalisatie en innovatie

De run-fase treedt in werking nadat de verschillende gefaseerde implementaties zijn gebeurd en de projecten helemaal zijn afgerond. Nu het EPD volledig operationeel is, kan gefocust worden op optimalisaties en verdere innovatie. Daarnaast staat samenwerking met zowel de patiënt als met de eerstelijn voorop.

Optimale betrokkenheid op drie niveaus

Voor de meest efficiënte opvolging en implementatie werken we steevast op drie niveaus. De stuurgroep behoudt op elk moment het 360° overzicht en hakt onder meer knopen door over de aanpak. De projectgroepen zelf focussen op specifieke deelfuncties van het platform, terwijl de werkgroepen onder andere input geven over de huidige werkprocessen en betrokken worden bij de training.