Spoed 2.0 bij AZ Sint-Maria Halle: praktische handvaten voor de optimalisatie van een moderne spoedafdeling

Met gerichte optimalisaties binnen Nexuzhealth Hospital: KWS (Klinisch Werkstation) maakte AZ Sint-Maria Halle zijn spoedafdeling overzichtelijker en efficiënter. Elke dag, maar in het bijzonder op piekmomenten ervaren artsen, verpleegkundigen en administratie meer rust en controle. 

Op een spoedafdeling verandert de situatie voortdurend. Patiënten komen binnen via verschillende kanalen, zorgvragen verschillen sterk in urgentie en teams moeten op elk moment weten wie wacht, welke acties lopen en waar opvolging nodig is. In zo'n omgeving bepaalt de inrichting van het centraal elektronisch patiëntendossier (EPD) hoe vlot informatie doorstroomt, hoe snel zorgverleners kunnen schakelen en hoe goed de afdeling haar capaciteit kan beheren.

Bij AZ Sint-Maria Halle is Nexuzhealth Hospital: KWS al jaren het elektronisch patiëntendossier voor de ziekenhuiswerking. Vanuit die digitale omgeving groeide op de spoedafdeling de vraag om de bestaande mogelijkheden nog gerichter af te stemmen op de specifieke dynamiek van spoed: een omgeving waar patiënten, taken, statussen en prioriteiten voortdurend verschuiven.

De uitdagingen op de spoedafdeling

De spoedafdeling van AZ Sint-Maria Halle verwerkt ruim 30.000 patiënten per jaar. Na inschrijving volgt triage, waarna patiënten in grote lijnen in twee stromen terechtkomen: een traject waarin de spoedafdeling zelf behandelt en ontslaat, of een traject waarin verdere opname of gespecialiseerde opvolging nodig is.
Die werking vraagt voortdurend om een real-time overzicht.

Pascal Hoddaers, hoofdverpleegkundige spoedgevallen, vat de dagelijkse realiteit scherp samen: “Op spoed moet het team voortdurend weten wie waar zit, wat er al gebeurd is en wat nog moet volgen. Wanneer dat overzicht versnipperd raakt, wordt dat meteen voelbaar in de werking.”

Vroeger zat een deel van die informatie namelijk verspreid over schermen, handelingen en papieren documenten. Het triageproces was bijvoorbeeld wel onderdeel van de spoedwerking, maar nog onvoldoende geïntegreerd in de verdere patiëntflow. Daardoor bleef triage te veel een afzonderlijk moment, terwijl informatie uit dat eerste contact net richtinggevend is voor opvolging, doorstroming en verdere zorg.

Pascal Hoddaers gaat verder: “Ook het digitale grondplan en de bestaande dashboards konden sterker worden afgestemd op de dagelijkse realiteit van de afdeling. Verwijsbrieven kwamen nog geregeld in een papieren dossier terecht en werden pas later ingescand. Artsen en verpleegkundigen moesten vaker wisselen tussen schermen om informatie te raadplegen, te registreren of over te nemen.”

© AZ Sint-Maria Halle

Van procesanalyse naar gerichte optimalisaties

De optimalisatie startte vanuit de dagelijkse realiteit van AZ Sint-Maria Halle. Nexuzhealth liep mee op de spoedafdeling, werkte zich in in de processen en bracht samen met artsen, verpleegkundigen, administratie, apotheek, labo, beeldvorming en IT de volledige flow in kaart: van aanmelding en triage tot behandeling, overdracht, opvolging en administratieve afwerking.

Die brede blik was belangrijk, zo vertelt Ingrid Mertens, Programmamanager en Projectleider van AZ Sint-Maria Halle:   “De oorspronkelijke vraag vertrok vooral vanuit triage, maar gaandeweg kwamen ook andere optimalisaties naar boven. Niet alleen procesknelpunten, maar ook onbenut potentieel: plaatsen waar de bestaande configuratie nog niet optimaal aansloot bij de werking van de spoedafdeling.” 

AZ Sint-Maria Halle koos bewust voor een gefaseerde aanpak met deelopleveringen. Voor Marijn Geeroms was die manier van werken belangrijk om snel draagvlak te creëren: “Door kort op de bal te spelen konden we sneller tastbare resultaten realiseren op de werkvloer en onmiddellijk bijsturen waar nodig. Zo blijven verbeteringen niet abstract, maar worden ze meteen getest op de realiteit. Voor ons een enorme meerwaarde dat Nexuzhealth mee wilde gaan in deze manier van werken."

Meer overzicht via het gebruiksvriendelijke dashboard

AZ Sint-Maria Halle herwerkte ook het digitale grondplan en het medisch-verpleegkundig dashboard binnen Nexuzhealth Hospital: KWS. De focus lag op ergonomie en gebruiksvriendelijkheid.

“Het vernieuwde dashboard brengt patiënten, statussen en openstaande acties duidelijker samen. Kleurcodes tonen onder meer welke arts welke patiënt opvolgt, wie nog gezien moet worden en welke aanvragen nog lopen. Voor beeldvorming ziet het team bijvoorbeeld meteen of een aanvraag is verstuurd, ontvangen, uitgevoerd of geprotocolleerd. Daardoor hoeft een arts of verpleegkundige minder vaak apart te controleren waar een patiënt of aanvraag zich in het proces bevindt”, vertelt Pascal Hoddaers.

Ook voor capaciteitsopvolging maakt dat een verschil. Door patiënten en acties visueel te bundelen in één dashboard krijgt de afdeling sneller zicht op de drukte, de taakverdeling en de patiënten die nog wachten op een volgende stap. Zeker tijdens piekmomenten helpt dat om prioriteiten scherp te stellen. Voor artsen werd ook de verslaggeving ergonomischer.

Ook de opvolging achteraf blijft beter zichtbaar. Wanneer een patiënt de afdeling al heeft verlaten, maar er nog verslaggeving, controle of administratieve afwerking nodig is, blijft dat als actie aanwezig in de digitale flow. Zo verdwijnen taken minder snel uit beeld op drukke momenten.

Informatie die meebeweegt met de patiënt

De impact van Spoed 2.0 stopt niet aan de deur van de spoedafdeling. Informatie die vroeger via papier meeging of pas later werd ingescand, is vandaag sneller digitaal beschikbaar in het centraal elektronisch patiëntendossier. Verwijsbrieven kunnen daardoor rechtstreeks geraadpleegd worden door spoedartsen en specialisten.

Dat versterkt de overdracht naar andere diensten. Wanneer een patiënt verder wordt opgenomen of door een specialist wordt opgevolgd, kan die verder werken op basis van informatie die al op spoed werd geregistreerd: beeldvorming, medicatie, consultatievragen, verslaggeving en andere relevante gegevens.

Dr Elke Haest vult aan: “Ook nazorg heeft een plaats gekregen in de digitale flow. Bij een patiënt met bijvoorbeeld een neusbloeding kan de vraag voor opvolging bij neus-, keel- en oorheelkunde (NKO) meteen worden doorgezet naar het juiste secretariaat. Het ziekenhuis neemt daarna zelf contact op met de patiënt, waardoor opvolging minder afhankelijk wordt van wat de patiënt na het spoedcontact zelf onthoudt of onderneemt. Dat is een betere service naar onze patiënten toe.”

Impact op werkbaarheid, capaciteit en patiëntflow

De impact zit vooral in de manier waarop dagelijkse handelingen beter op elkaar aansluiten. Triage is digitaal geïntegreerd, informatie is sneller beschikbaar en statussen maken duidelijk waar patiënten, taken en aanvragen zich in de flow bevinden.

Voor verpleegkundigen betekent dat minder zoeken en meer houvast bij het eerste contact met de patiënt. Artsen krijgen een duidelijker overzicht van hun patiënten en kunnen vlotter verslagen opmaken. Administratieve en ondersteunende diensten zien sneller welke opvolging nodig is. Voor patiënten zorgt dat voor een consistenter traject, met minder risico dat informatie of nazorg uit beeld verdwijnt.

Ook op het vlak van capacity management maakt het vernieuwde dashboard een verschil. Doordat patiënten, taken en statussen beter zichtbaar zijn, kan het team sneller prioriteiten stellen en de workload beter inschatten. Dat is vooral belangrijk op momenten waarop de instroom hoog is en de afdeling snel moet schakelen.

Tijdens een recent uitzonderlijk druk weekend kreeg de spoedafdeling een recordaantal patiënten te verwerken. Dr. Elke Haest koppelt de impact van Spoed 2.0 net aan zulke momenten: “Wanneer de instroom piekt, moet het team meteen zien wie wacht, welke acties lopen en waar opvolging nodig is. Hadden wij op de vroegere manier gewerkt, dan was dat echt niet haalbaar geweest.”

Triage dashboard bij AZ Sint-Maria Halle

Optimaliseren vanuit de realiteit van spoed

Ook de samenwerking met Nexuzhealth werd door de medewerkers van AZ Sint-Maria Halle als een belangrijke succesfactor ervaren. Voor Pascal Hoddaers zat de meerwaarde vooral in de korte opvolging: vragen en input vanuit de afdeling konden snel besproken en vertaald worden naar concrete aanpassingen in Nexuzhealth Hospital: KWS.

Dr. Elke Haest benadrukt vooral de wisselwerking tussen zorgpraktijk en systeemkennis. Zo werden bestaande functionaliteiten gerichter ingezet en haalt AZ Sint-Maria Halle meer rendement uit de digitale omgeving waarmee het ziekenhuis al werkte.

Meer overzicht en efficiëntie dankzij het centraal EPD

Met Spoed 2.0 laat AZ Sint-Maria Halle zien hoe een sterk verankerd, centraal EPD verder kan meegroeien met de dagelijkse realiteit van een spoedafdeling. Door de bestaande mogelijkheden van Nexuzhealth Hospital: KWS gerichter af te stemmen op de dynamiek van spoed, kreeg de afdeling meer overzicht, werkbaarheid en grip op de patiëntflow.

Het traject krijgt ook verder vorm. Binnen de spoedafdeling bekijkt AZ Sint-Maria Halle nog bijkomende optimalisaties, onder meer rond de digitale ondersteuning van het strokeprotocol en een verdere digitalisering van de opvolging. Tegelijk biedt de aanpak inspiratie voor andere afdelingen, bijvoorbeeld rond afsprakenflows, digitale grondplannen en capacity management.

Daarmee krijgt het traject ook strategische waarde, verduidelijkt Marijn Geeroms. “We benutten bestaande digitale investeringen gerichter en gebruiken het centraal EPD als hefboom om zorgprocessen stap voor stap beter te ondersteunen. Door dicht bij de werkvloer te blijven, gefaseerd te verbeteren en gebruikers actief te betrekken, kan de digitale omgeving blijven meegroeien met de dagelijkse realiteit van het ziekenhuis.”

Voor AZ Sint-Maria Halle wordt Spoed 2.0 zo een concrete stap in een bredere manier van werken: blijven verfijnen vanuit de praktijk, met meer overzicht voor zorgteams en een betrouwbaardere opvolging voor patiënten.